Samakan Persepsi Mobilisasi Arsip, Bawaslu Kabupaten Agam ikuti Rapat Pengelolaan Arsip

Ditulis Oleh Adi Kusumo pada tanggal 23 Desember 2022

Padang, BAWASLU AGAM – Bawaslu Agam hadiri Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang digelar oleh Bawaslu Provinsi Sumatera Barat. Pengelolaan dan mobilisasi arsip agar tidak menumpuk disuatu tempat merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Arsip perlu diklasifikasikan sesuai kebutuhan dan sifatnya apakah arsip tersebut perlu dilakukan penyusutan atau pemusnahan. Oleh karena itu, kegiatan rapat pengelolaan arsip perlu dilakukan dilingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota se-Sumatera Barat.

Rapat ini diikuti Kepala/Koordinator Sekretariat dan Staf Pengelola Arsip Bawaslu Kabupaten/Kota Se-Sumatera Barat pada Hari Jumat, tanggal 23 Desember 2022 di Kantor Bawaslu Provinsi Sumatera Barat. Ketua Bawaslu Provinsi Sumatera Barat Alni, SH, M. Kn dalam pembukaan menyampaikan bahwa tujuan dari pengelolaan kearsipan adalah penyelamatan arsip atau dokumen dari produk-produk lembaga kita. “Banyak dokumen-dokumen penting yang harus dijaga, dan dipergunakan kedepannya, tinggal kita pahami bagaimana merawat dan menyelamatkan arsip-arsip tersebut." ucapnya

Karnalis Kamaruddin, SH, M, Si selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Sumatera Barat menambahkan, banyak permasalahan yang dialami Bawaslu Provinsi maupun Kabupaten/Kota, salah satunya pemahaman pentingnya pengelolaan kearsipan terlebih untuk dokumen informasi yang dikecualikan. Kemudian juga permasalahan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang masih sewa-menyewa. Terkait hal tersebut, Bawaslu Provinsi Sumatera Barat melakukan penandatanganan nota kesepahaman dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yang sekiranya dapat memberikan solusi permasalahan kearsipan Lembaga.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, Novrial, SE, MA, Ak menjelaskan Depo Arsip bisa dikondisikan dengan status pinjam pakai dari Pemerintah Daerah. Diharapkan kedepannya setiap Bawaslu Kabupaten Kota sudah ada Depo Arsip. Serta diharapkan juga setiap Bawaslu Kabupaten/Kota ada jabatan fungsional untuk arsiparis. 

Sebelumnya rekan-rekan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan di kabupaten/kota belum bersedia menyimpan arsip-arsip karena belum ada payung kesepakatan untuk menaungi hal ini dari pusat. Setelah adanya MoU ini, kedepannya akan dilakulan Konsolidasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan di Kabupaten/Kota sepanjang Payung yang menaungi Kerja Sama ini sudah terbentuk dari pusat, sehingga kedepannya kita dapat melakukan pendampingan arsip di Bawaslu Kabupaten/Kota.

Editor : Amalia Yandri

Foto : Zul Adli